Die Anforderungen
Das Bundesministerium der Finanzen hat in einem Schreiben vom 26. November 2010 die Anforderungen an elektronische Kassensysteme in Deutschland erhöht. Das Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ kann auf der Website des Ministeriums www.bundesfinanzministerium.de heruntergeladen werden. Im Folgenden wird eine Übersicht über einzelne konkrete Anforderungen aus dem Schreiben (kursiv und fett hinterlegt) und die Umsetzung in der Ordernicer®‐Software dargestellt.
Manipulationsschutz
…Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden…
Die Änderung bestehender Rechnungsdaten über die Ordernicer®‐Software selbst war auch in der Vorgängerversion nicht möglich. Allerdings ist bei der Vorschrift davon auszugehen, dass der Datenschutz sich auch auf Fremdzugriffe bzw. Fremdsoftware beziehen soll. Daher wurde ab der Version 3.0.8 die Datenspeicherung von Journal‐, Zahlungs‐ und Rechnungsinformationen sowie der Kassenabschlüsse durch Signaturen ergänzt. Diese schützen die Daten ähnlich einer digitalen Unterschrift, so dass zum einen eine mögliche Manipulation erkannt, und zum anderen sichergestellt werden kann, dass die Daten wirklich aus dem Kassensystem stammen. Die Prüfung der Signaturen kann über ein Ampelsystem direkt im Programm erfolgen. Um die Signaturen abzusichern, wurde dazu das gesamte Hauptprogramm um einen Softwareschutz erweitert (SafeNet® Sentinel HASP), der nach Herstelleraussage die branchenweit stärkste und leistungsfähige Sicherheitslösung ist. (Zum Punkt Einzelaufzeichnung siehe auch nachfolgend den Absatz zur Verdichtung.)
Datenformat / GDPdU / GoDB
…Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen….
Der Datenexport nach Standardexportrichtlinien wurde in der Version 3.0.8 implementiert und in der Version 3.2 erweitert und zertifiziert. Das Exportmodul ist automatisch im Hauptprogramm enthalten und muss nicht separat erworben werden. Das komplette Zertifikat kann auch auf der Website www.ordernicer.com heruntergeladen werden.
Verdichtung
…Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig…
Eine Verdichtung der Daten findet nicht statt. Es ist darüber hinaus möglich, alle Informationen zu einzelnen Rechnungen (inkl. auf der Rechnung i.d.R. nicht sichtbaren
Details wie Bestellzeitpunkt einzelner Positionen) nachträglich einzusehen.
Konfiguration und Stammdatenhistorie bei Sicherungen
...Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden...
In der Regel sollte die komplette Speicherung aller Daten auf dem PC bei heutigen Systemen über Jahrzehnte möglich sein. Umsatzrelevante Daten werden bereits zu jeder Position auch in der Umsatzdatenbank gespeichert (z.B. die aktuelle Bezeichnung eines Artikels, nicht nur die PLU) und durch die Signaturen geschützt. Andere Änderungen von Stammdaten werden automatisiert im Unterordner "Historie" gespeichert. Darüber hinaus werden bei jedem Programmstart (ab Version 3.2.6.0) im Backupordner alle Stammdatentabellen, die Konfigurationseinstellung und diverse verknüpfte Dateien (z.B. Vorlagen zum Rechnungsdruck) gepackt gespeichert. Die Prüfsumme der erstellten Datei wird dabei zusätzlich im Journal gesichert und signiert (siehe Manipulationsschutz) - somit kann eindeutig festgestellt werden, welche Konfiguration bei jedem Programmeinsatz verwendet wurde, auch wenn die Datenspeicherung und Sicherung extern erfolgt.
Weitergehende Pflichten des Betreibers
Die folgenden Punkte müssen unter anderem beim Betrieb der Software beachtet werden:
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vor genannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren.
Protokollieren Sie den Einsatz und Ort aller Kassensysteme! Bewahren Sie auch Dokumentationen (wie diese hier) und Details zur Programmierung bzw. Installation gut auf.
Weitere Empfehlung zur Datensicherung und zum Betrieb
Stellen Sie sicher, dass extern zum PC eine lückenlose tägliche Datensicherung erfolgt, am besten über den Komplett-PC (Image) und differenzielle Backups. Nutzen Sie dazu auch ergänzend die entsprechenden Programmfunktionen. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Sicherungen und das Sicherungsmedium funktionieren. Sorgen Sie dafür, dass regelmäßige Komplettbackups getrennt vom restlichen System aufbewahrt werden. Kontaktieren Sie bei Problemen Ihren Fachhändler, und dokumentieren Sie Unregelmäßigkeiten. Achten Sie auf fortlaufende Rechnungs- und Abschlussnummern, nehmen Sie alle Systemwarnungen ernst. Kontrollieren Sie die Daten über die Signatur-Programmfunktionen selbst. Kontrollieren Sie über eine Abschätzung Ihrer gekauften und verkauften Artikel. Nutzen Sie die Manager-Funktionen, die einen Detaileinblick erlauben und kontrollieren Sie z.B. stichprobenhaft Rechnungen. Beachten Sie den Abschnitt über den Schutz vor arglistigen Bedienern.
Halten Sie weitere Einnahmen, Ausgaben und Tagesendsummen zusammen mit den Abschlussberichten aus dem System fest. Besprechen Sie im Vorfeld mit ihrem Steuerberater und ihrem Fachhändler die notwendigen Funktionen, um vorbereitet auf eine Prüfung alle Auswertungen vornehmen zu können.
Die Programmanpassungen und dieses Dokument wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Allerdings kann die KGSL GmbH in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beraten – es wird daher empfohlen, sich gegebenenfalls an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu wenden. Insbesondere erhebt auch dieses Kapitel keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
